Une réceptionniste IA pour votre clinique dentaire
remplir l’horaire, couper les annulations
Ce que les appels manqués vous coûtent
- Un patient qui tombe sur la boîte vocale à l’heure du dîner rappelle rarement — il essaie la clinique d’à côté.
- Chaque no-show laisse un fauteuil vide, et la case perdue ne se rattrape jamais dans une journée déjà pleine.
- Votre adjointe jongle déjà avec les patients au comptoir ; le téléphone sonne toujours au pire moment.
Écoutez un appel type
L’appelant : Oui bonjour, j’aurais besoin d’un rendez-vous pour un nettoyage, s’il vous plaît.
L’agent : Avec plaisir! Êtes-vous déjà patient chez nous à la clinique?
L’appelant : Oui, je viens à peu près aux six mois. C’est au nom de Marc-André Gagnon.
L’agent : Parfait, monsieur Gagnon. J’ai une place jeudi à 14 h avec l’hygiéniste, est-ce que ça vous convient?
L’appelant : Jeudi, c’est un peu serré pour moi… vous n’auriez pas quelque chose en fin de journée?
L’agent : Oui, il me reste vendredi à 16 h 30. Je vous inscris?
L’appelant : Vendredi 16 h 30, c’est parfait.
L’agent : C’est noté! Vous recevrez un rappel par texto la veille de votre rendez-vous. Bonne journée, monsieur Gagnon!
Ce qu’elle fait pour vous
Rappels automatiques
Confirmation par texto à la réservation, rappel la veille : les oublis fondent et l’horaire tient.
Calendrier synchronisé
Les rendez-vous pris par l’agent s’inscrivent directement à l’horaire de la clinique, sans double saisie.
Le téléphone d’une clinique dentaire ne dort jamais vraiment
Une clinique dentaire vit au rythme de son horaire : une case vide, c’est du temps de fauteuil perdu pour de bon. Or, l’horaire se remplit au téléphone — et les appels arrivent rarement au bon moment. À l’heure du dîner, pendant que votre adjointe accueille un patient au comptoir, ou un mardi soir à 21 h, quand la clinique est fermée depuis longtemps. Chaque sonnerie sans réponse, c’est un nettoyage, un examen ou un plan de traitement qui risque de s’inscrire dans l’agenda d’une autre clinique.
VoiceX répond au premier coup, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. L’agent connaît vos heures d’ouverture, vos types de rendez-vous et la durée de chacun. Il propose une plage qui convient au patient, l’inscrit au calendrier et envoie une confirmation par texto. Le patient qui appelle après la fermeture raccroche avec son rendez-vous — pas avec une invitation à rappeler demain matin.
Couper les annulations, une confirmation à la fois
Selon les benchmarks du secteur dentaire, un rendez-vous manqué représente autour de 200 $ de production perdue par plage. C’est une projection basée sur les moyennes de l’industrie, pas une promesse — mais l’ordre de grandeur parle de lui-même. La recette pour réduire les absences est connue de toutes les cliniques : confirmer dès la réservation, rappeler la veille, recontacter rapidement quand une place se libère. Le défi n’a jamais été de savoir quoi faire, c’est de le faire systématiquement quand la journée déborde. L’agent, lui, n’oublie jamais un rappel.
Une journée de clinique avec VoiceX
À 7 h 40, un patient appelle pour déplacer son examen : l’agent lui trouve une nouvelle plage sans déranger personne. Pendant la matinée, votre adjointe se consacre aux patients présents pendant que les demandes de rendez-vous se règlent en ligne de front par l’agent. À midi, trois appels entrent en dix minutes : aucun ne tombe dans la boîte vocale. En soirée, une mère de famille réserve deux nettoyages pour ses enfants. Le lendemain matin, tout est déjà au calendrier, avec les transcriptions complètes dans votre portail.
Et quand un appel exige un humain — une urgence, une question clinique, un patient qui préfère parler à quelqu’un —, l’agent transfère à votre équipe ou prend un message détaillé selon vos consignes.
Les renseignements de vos patients restent à Montréal
Un appel à une clinique contient des renseignements personnels sensibles : nom, numéro, raison de la visite. VoiceX héberge vos enregistrements et vos transcriptions d’appels à Montréal, ce qui simplifie vos obligations sous la Loi 25. Que votre clinique soit à Montréal ou ailleurs au Québec, vous savez exactement où vont les données de vos patients — et vous pouvez le dire à qui vous le demande.
Les forfaits sont mensuels, en dollars canadiens, sans frais d’installation ni contrat d’engagement. Votre agent peut être en service le jour même.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si l’agent ne prend pas le rendez-vous ?
Rien ne se perd. Si le patient hésite, pose une question qui dépasse le mandat de l’agent ou préfère parler à quelqu’un, l’agent transfère l’appel à votre équipe ou prend un message complet : nom, numéro, raison de l’appel. Vous retrouvez chaque appel transcrit dans votre portail, avec ce qui reste à faire. Un rendez-vous non pris devient un suivi à rappeler — pas un patient perdu.
L’agent peut-il servir mes clients en français et en anglais ?
Oui, et dans le même appel. Si votre client commence en français puis passe à l’anglais — ou l’inverse —, l’agent suit la conversation naturellement, sans transfert ni « appuyez sur le 9 ». C’est la réalité des entreprises d’ici, surtout dans la région de Montréal, et l’agent a été bâti pour ça dès le départ. Le français est québécois, l’anglais est naturel : vos deux clientèles sont bien servies.
Prêt à essayer VoiceX ?
Entrez votre numéro : l’agent vous appelle. Sans engagement.