Le téléphone n’attend pas la fin de la consultation
urgences acheminées, rendez-vous pris, équipe soulagée
Ce que les appels manqués vous coûtent
- Pendant une consultation, personne ne peut décrocher — et l’appel qui sonne dans le vide, c’est peut-être un chien qui a avalé quelque chose.
- Après la fermeture, un propriétaire inquiet tombe sur un répondeur au lieu d’entendre où aller en urgence.
- Les rappels de vaccins et les suivis post-opératoires attendent qu’une technicienne ait cinq minutes — c’est-à-dire jamais avant 19 h.
Écoutez un appel type
L’appelant : Bonjour, mon chien vient d’avaler une tablette de chocolat noir, je ne sais pas quoi faire.
L’agent : D’accord, on s’en occupe. Pouvez-vous me dire son poids approximatif et depuis combien de temps c’est arrivé?
L’appelant : C’est un beagle, à peu près 12 kilos. Ça fait une vingtaine de minutes.
L’agent : Merci. La clinique est fermée en ce moment, et pour une ingestion comme celle-ci, la consigne du docteur est claire : il faut joindre l’urgence vétérinaire tout de suite. Je vous donne le numéro et je note votre appel pour l’équipe demain matin.
L’appelant : Oui, s’il vous plaît. Et est-ce que je devrais le faire vomir en attendant?
L’agent : Ça, c’est au vétérinaire de l’urgence de vous le dire — n’essayez rien avant de leur parler. Ils répondent 24 h sur 24, appelez-les dès qu’on raccroche.
Ce qu’elle fait pour vous
Tri des urgences
Selon les consignes que vous écrivez, l’agent reconnaît ce qui ne peut pas attendre, donne la marche à suivre que vous avez approuvée et transfère à la personne de garde. Il ne diagnostique rien.
Rendez-vous et rappels
Vaccins, contrôles annuels, suivis de chirurgie : l’agent propose vos plages libres et confirme par texto, avec ce qu’il faut apporter et s’il faut être à jeun.
La consultation ne peut pas s’arrêter à chaque sonnerie
Une clinique vétérinaire, c’est un téléphone qui sonne pendant qu’une technicienne tient un chat qui se débat, qu’un chien de 40 kilos monte sur la table et qu’un propriétaire inquiet pose sa quatrième question. Décrocher, c’est interrompre un soin. Ne pas décrocher, c’est laisser sonner un appel qui était peut-être une vraie urgence — et vous ne le saurez jamais.
La pénurie de personnel rend le calcul pire. Beaucoup de cliniques fonctionnent avec une technicienne de moins que ce qu’il faudrait, et c’est presque toujours la réception qui absorbe le manque : appels en attente, boîte vocale pleine, rappels qui s’accumulent jusqu’au soir.
VoiceX prend chaque appel au premier coup. Les demandes courantes — heures d’ouverture, prix d’une vaccination, si vous acceptez de nouveaux patients, où vous êtes stationné — reçoivent une réponse immédiate. Les rendez-vous se réservent directement dans vos plages libres. Et tout ce qui exige un jugement clinique remonte à l’équipe, avec la conversation transcrite au complet, pas un « rappeler madame Tremblay » sur un papillon adhésif.
Après la fermeture, une vraie réponse au lieu d’un répondeur
C’est le soir et la fin de semaine que le téléphone fait le plus mal. Un animal qui a mangé quelque chose, une plaie qui saigne, un chat qui ne mange plus depuis deux jours : le propriétaire appelle sa clinique en premier, parce que c’est le numéro qu’il connaît. Un répondeur qui dit « nous sommes fermés, rappelez demain » laisse quelqu’un de paniqué sans direction.
L’agent suit vos consignes, pas son propre jugement. Vous écrivez ce qui constitue une urgence, ce qu’il faut dire dans chaque cas, et vers quelle urgence vétérinaire diriger les gens. Il applique ça mot pour mot, à toute heure, avec une voix calme — et il ne donne jamais de conseil médical qui ne vient pas de vous. Les cas gris sont transférés à la personne de garde si c’est ce que vous voulez.
Le lendemain matin, l’équipe ouvre le portail et voit exactement qui a appelé pendant la nuit, ce qui a été dit et qui doit être rappelé en premier.
Bâti pour les cliniques d’ici
Vos clients passent du français à l’anglais dans la même phrase, surtout à Montréal et à Laval — l’agent suit sans se perdre et sans demander à personne de répéter. La voix est québécoise et naturelle : les gens comprennent qu’ils parlent à un système, et ils préfèrent nettement ça à un répondeur.
Les dossiers d’animaux contiennent des renseignements personnels sur leurs propriétaires — noms, adresses, numéros, parfois des informations de paiement. Les enregistrements et les transcriptions de vos appels sont hébergés à Montréal, ce qui rend votre réponse simple quand un client, ou la Loi 25, vous demande où vont ces données.
Vous gardez votre numéro actuel et il n’y a aucuns frais d’installation. Nos tarifs sont mensuels et en dollars canadiens, et l’agent peut répondre à vos appels dès cette semaine.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si l’agent ne prend pas le rendez-vous ?
Rien ne se perd. Si le patient hésite, pose une question qui dépasse le mandat de l’agent ou préfère parler à quelqu’un, l’agent transfère l’appel à votre équipe ou prend un message complet : nom, numéro, raison de l’appel. Vous retrouvez chaque appel transcrit dans votre portail, avec ce qui reste à faire. Un rendez-vous non pris devient un suivi à rappeler — pas un patient perdu.
L’agent peut-il servir mes clients en français et en anglais ?
Oui, et dans le même appel. Si votre client commence en français puis passe à l’anglais — ou l’inverse —, l’agent suit la conversation naturellement, sans transfert ni « appuyez sur le 9 ». C’est la réalité des entreprises d’ici, surtout dans la région de Montréal, et l’agent a été bâti pour ça dès le départ. Le français est québécois, l’anglais est naturel : vos deux clientèles sont bien servies.
Prêt à essayer VoiceX ?
Entrez votre numéro : l’agent vous appelle. Sans engagement.